Les documents confidentiels sont ceux qui pourraient nuire à votre entreprise, s’ils tombaient entre de mauvaises mains. Ils contiennent souvent des informations sur les fournisseurs, les clients, les opérations, les plans d’affaires ou d’autres sujets sensibles. Lorsque des documents confidentiels sont compromis, et ne peuvent plus être récupérés, il existe plusieurs façons de les détruire, afin qu’ils ne présentent plus de risque pour votre entreprise. Voici sept bons conseils sur la manière de détruire les documents confidentiels, au cas où quelque chose tournerait mal.
Éliminez les documents dans un incinérateur
Un incinérateur est un excellent moyen de détruire des documents confidentiels lorsque vous devez détruire un grand volume de papier, de dossiers ou de cahiers de laboratoire. Il fonctionne également très bien pour les documents spécifiques, tels que les dossiers de radiographies, les microfilms et les microfiches.
Pour les documents en papier, il existe deux options. La première option est d’utiliser un four à tambour rotatif. Avec cette option, vous introduisez les documents à détruire dans le tambour. Celui-ci tourne ensuite et les introduit dans le feu du four au moyen d’une bande transporteuse pour une destruction totale. Le four à tambour utilise une température extrêmement élevée pour détruire même les documents les plus grands et les plus épais.
La deuxième option est de prendre contact avec une société de services, comme l’entreprise Frédéric Rossi à Montrottier. Ce prestataire s’occupe de la destruction des documents suivant une méthode plus efficace, mais aussi du débarras de maison, et des travaux de nettoyage et de recyclage.
Procédez au double déchiquetage
Le déchiquetage est la méthode la plus courante pour détruire les documents confidentiels, mais vous pouvez aller encore plus loin en déchiquetant les documents dans un deuxième broyeur. C’est ce qu’on appelle le « double broyage », et c’est un excellent moyen de s’assurer que les informations contenues dans un document sont absolument illisibles.
Cette méthode n’est efficace que si les deux destructeurs ont le même niveau de sécurité. Si un destructeur est réglé sur un niveau de sécurité plus élevé et l’autre sur un niveau plus faible, le destructeur de niveau inférieur ne détruira pas les informations aussi efficacement.
Lors du choix d’une déchiqueteuse pour une double destruction, tenez compte de deux éléments : le niveau de sécurité et le nombre de couteaux par bande. Un destructeur doté d’un niveau de sécurité de six ou plus, convient parfaitement à la double destruction, mais vous devez vous assurer qu’il possède le nombre approprié de couteaux par bande pour que le processus de destruction soit aussi fluide et efficace que possible.
Changez les numéros d’identification de vos documents
Une autre façon de détruire les documents confidentiels consiste à modifier leurs numéros d’identification. C’est la meilleure solution pour les informations évoquant des listes de clients, de vendeurs et de fournisseurs. La méthode la plus simple consiste à ajouter quelques chiffres à la fin des numéros existants, de sorte qu’ils ne constituent plus un code d’identification valide.
Bien qu’il s’agisse d’une excellente méthode de destruction de documents, veillez à conserver une deuxième série de nouveaux numéros d’identification, afin de pouvoir procéder à une nouvelle modification si nécessaire.
Changez l’extension du fichier
Vous pouvez également détruire vos documents confidentiels en modifiant l’extension du fichier. Cette méthode est idéale pour les feuilles de calcul, les mémos, les graphiques, les tableaux et autres documents similaires susceptibles de contenir des informations sensibles.
Une fois encore, veillez à conserver un jeu secondaire de la nouvelle extension de fichier, afin de pouvoir la modifier à nouveau. Changez régulièrement l’extension du fichier pour rendre difficile l’accès à ces documents.
Déchiquetez électroniquement vos documents confidentiels
Si vous utilisez un ordinateur pour votre travail, et que vous devez détruire des documents confidentiels qui ont été imprimés, il suffit de les envoyer dans la corbeille. Mais, sachez que supprimer des documents de votre disque dur n’est pas pareil que les supprimer de votre ordinateur. La suppression au niveau du disque dur ne fait qu’effacer la référence du document, de la mémoire de l’ordinateur. Pour une surpression complète et définitive, vous devez utiliser un programme qui le déchiquette électroniquement, pour effacer toute trace. Parmi ces programmes de destruction, vous pouvez utiliser entre autres Eraser ou Clean Space.
Mettez sous clé les documents restants pour un examen ultérieur
Si vous n’êtes pas sûr qu’un document contienne des informations sensibles, vous pouvez toujours le mettre sous clé pour un examen ultérieur. C’est la meilleure méthode pour les factures qui ne contiennent pas d’informations privées, mais qui peuvent contenir des informations sur les fournisseurs ou les clients.
Si le verrouillage des documents en vue d’un examen ultérieur est un bon moyen de les conserver pour le moment, veillez à les marquer comme confidentiels, afin que personne ne les retire accidentellement du classeur verrouillé.
Purgez les courriels et le stockage numérique
Une autre façon de détruire les documents confidentiels est de purger les courriels et le stockage numérique. Pour les e-mails, il suffit de supprimer ceux contenant des informations sensibles. Pour les fichiers, vous pouvez également les supprimer, mais il est plus sûr de les effacer numériquement. C’est le moyen de vous assurer qu’ils ne sont plus récupérables avec un logiciel de récupération de données.
Bref, il existe différentes manières de détruire les documents confidentiels de l’entreprise. Elles sont toutes efficaces, mais vous devez choisir en fonction du type de stockage de documents que vous utilisez : numérique, sur papier, etc.