Après un certain temps, la gestion des archives et des documents confidentiels peut devenir problématique pour une entreprise. En effet, avec le temps, un sérieux problème de logistique se pose. Il y aura de moins en moins de place pour les stocker. La solution consiste donc à les détruire. Toutefois, il faut savoir que cette tâche incombe à des professionnels et nécessite de respecter certaines étapes. Voici comment détruire les archives et les documents confidentiels d’une entreprise.
Étape 1 : transférer les archives
Le transfert d’archives est important avant de procéder à leur destruction. En sollicitant les services d’un professionnel, vous vous délesterez de certaines tâches fastidieuses et chronophages. En effet, certains prestataires prennent en main les archives devenues inutiles qui sont vouées à la destruction. Le professionnel prend en charge l’acheminement de tous les dossiers vers son site de destruction d’archives. Sachez que dans ce genre de situation, la transparence est la règle. Ainsi, chaque transfert d’archives fait l’objet d’un haut niveau de sécurité et d’une grande traçabilité.
Pour réaliser les travaux, faites appel à une entreprise spécialisée comme Archée Services. Votre prestataire veillera à conditionner préalablement les archives dans vos locaux, avant de les charger dans des camions parfaitement fermés. Cela permet de conserver leur caractère confidentiel. Une fois les archives détruites, il procède au nettoyage complet de vos locaux. Tout sera remis en ordre à la fin des opérations. Ainsi, il n’y aura aucun risque sanitaire lié à l’inhalation de poussière de papier, qui est potentiellement dangereuse.
Étape 2 : utilisation de collecteurs sécurisés
Il faut savoir que la destruction d’archives et de documents confidentiels se fait selon un processus parfaitement sécurisé, du début à la fin. Il doit suivre certaines normes en vigueur, conformément à loi française. Par exemple, il faut utiliser des collecteurs sécurisés en aluminium. Ceux-ci sont déposés directement dans vos locaux, suivant vos besoins. Ces collecteurs sont fermés depuis leur dépôt chez vous, jusqu’à leur arrivée au site d’élimination. Ainsi, tout accès aux différents documents est impossible.
Ces équipements sont collectés et remplacés de façon régulière par des agents de l’entreprise que vous aurez choisie. Ils doivent être remplacés suivant un cycle de collecte préalablement convenu avec vous. Ainsi, les containers sont régulièrement récupérés et de nouveaux collecteurs vides sont déposés systématiquement dans vos locaux pour recueillir d’autres archives devant être détruites. Les archives de votre société seront donc détruites aussi souvent que nécessaire par une équipe de professionnels.
Étape 3 : la destruction des archives à proprement parler
Dans le cadre d’une destruction d’archives, sachez que la priorité des entreprises spécialisées dans ce secteur est de garantir la sécurité des documents. Il est donc primordial que votre prestataire puisse vous assurer qu’aucune tierce personne ne pourra accéder à vos archives, sans votre autorisation. C’est pourquoi il est important de procéder rapidement à la destruction des archives, afin que les documents ne puissent pas sortir du circuit et conservent leur caractère confidentiel.
Pour cela, il faut que la destruction soit réalisée selon un flux en ligne, c’est-à-dire sans intervention humaine. Les étapes sont les suivantes : vidage des collecteurs, destruction des documents, mélange et mise en balle sous presse en vue d’un recyclage. Certaines entreprises équipent leurs sites de destruction d’un système de vidéosurveillance et d’un dispositif anti-intrusion, pour davantage de sécurité. Une fois tous les documents détruits, vous recevrez un certificat de destruction, conformément à la loi.
Étape 4 : revaloriser les déchets
Une fois les archives détruites, certaines entreprises procèdent au recyclage des déchets. En effet, bon nombre de prestataires ont adopté une démarche écologique pour préserver la planète. Ainsi, les déchets sont triés et les matériaux récupérables font l’objet d’un recyclage, si leur état le permet. Les déchets recyclables sont ensuite vendus à des spécialistes du recyclage. Ils seront transformés et réutilisés, pour leur donner une seconde vie.