Au fil du temps, les vieux archives et les documents encombrants finissent par s’empiler dans les salles d’archives et les placards. En effet, malgré l’essor de la technologie, il y a des documents qui ne peuvent pas être conservés en format numérique. De plus, ces déchets ne font que faire perdre de l’espace. Ce qui constitue une perte d’argent quand on sait que le prix du m² pour les surfaces professionnelles ne cesse d’augmenter. Alors, comment peut-on se débarrasser de ces déchets ?
Faire le tri des documents encombrants
Quelle que soit l’ampleur de l’entreprise concernée, il y a toujours des documents classés confidentiels parmi les archives. Ils peuvent contenir des informations confidentielles concernant la société ou les clients. En effet, en cours de route, il est tout à fait possible que ces documents puissent tomber entre de mauvaises mains. Ce qui peut présenter un risque pour la société au cas où des personnes malveillantes tentent de s’en servir. Toutefois, il y a des documents qui doivent être conservés toute la vie comme les contrats. C’est pour cela qu’il est important de faire le tri de ces documents. En effet, une fois classés par catégories, il vous sera plus facile de décider sur la meilleure solution à adopter pour se débarrasser de ces documents encombrants.
Que faire des documents confidentiels ?
En France, les documents contenant des informations confidentielles ou des données personnelles doivent être détruites. Ceci afin d’éviter que des personnes malintentionnées puissent s’en servir de manière illégale. Toutefois, qu’il s’agisse de documents sur papier ou en format numérique, une réglementation stipule qu’ils ne doivent pas être conservés au-delà de leur délai de conservation. Ce délai correspond à la durée nécessaire pour le traitement du dossier. Quoi qu’il en soit, lorsqu’il s’agit de documents qui contiennent des données confidentielles, il est préférable de les détruire sur place. Pour cela, vous avez le choix entre vous servir d’une déchiqueteuse ou de faire appel à une entreprise spécialisée. En effet, utiliser une déchiqueteuse est la façon la plus sûre et la plus sécurisée pour se débarrasser de ces papiers. Une fois découpés en lamelles, il sera très difficile de les lire ou de les reconstituer. D’autant plus que ces appareils sont disponibles en plusieurs niveaux en fonction de l’usage que vous souhaitez. En outre, il est possible de commander des modèles sur-mesure auprès des fabricants comme BCCM qui est une entreprise spécialisée dans la fabrication de déchiqueteurs industriels à Paris. En revanche, si vous préférez faire appel à une entreprise spécialisée dans la destruction de documents, il est indispensable qu’un responsable soit présent lors de l’opération. De cette façon, vous aurez la garantie que tous les documents ont bien été détruits.
Et pour les documents non-confidentiels ?
Le recyclage de papier est un moyen de préserver la forêt. Sans parler de la pollution générée par les usines de fabrication lors de la production. Ce sont les entreprises qui produisent le plus de déchets de papiers dans le quotidien. En effet, avec les impressions de mails, de documents, de communiqués, etc. un employé dépense plus d’une centaine de kg de papiers par an. C’est pour cela que dans certains pays comme la France, des mesures privilégiant le recyclage du papier ont été adoptées. La valorisation des papiers de bureau est une opération très bénéfique pour notre environnement. Comme les papiers sont fabriqués avec des arbres de forêt, le recyclage permet d’en préserver des tonnes. En outre, c’est une manière de sensibiliser les employés à ne plus gaspiller les papiers. De cette façon, chaque employé se sentira plus responsable, en commençant par le tri sélectif de déchets. En effet, tous les papiers ne sont pas recyclables, comme les papiers carbones, les photos, les enveloppes kraft et les papiers plastifiés.